トピックス：電子帳簿保存法について

2024年1月1日から義務化される電子帳簿保存法について

2022年10月31日のトピックスでもご紹介いたしました2024年1月1日から義務化される電子帳簿保存法について、電子取引データ保存に関する事項が改正されましたので、今回は新たに改正された事項も踏まえ、改めて電子帳簿保存法についてご説明いたします。

◆そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務付けられている帳簿・領収書・請求書等の書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。従来の紙ベースでの管理から電子データでの管理に移行を促進して、処理・管理にかかる負担を軽減したりデータの信頼性・保存期間を向上したりすることを目的としています。
法律自体は1998年から施行されており、その後改正を繰り返し2022年1月から施行された改正では電子取引に関する電子データの保存が義務化されることとなったため、猶予期間である2023年12月31日までは電子取引による書類を紙で印刷したものを原本として保管することが認められていましたが、2024年1月1日以降は電子取引をした際の電子データでの保存が完全義務化となるため注意が必要です。ただ、電子データのまま保存しなくてはならないのは電子取引されたデータであり、取引先から紙で受け取った書類及び自社で発行した紙に関しては紙のまま保存しても問題ありません。また、任意でスキャンして電子データとして保存することもできます。

◆どういったものが電子取引に該当するの？

電子帳簿保存法における電子取引とは電子的にやりとりを行った取引のことで

・メールに添付して送信した領収書や請求書
・インターネット通販などでマイページからダウンロードした領収書
・受発注管理を行うクラウドサービスを介してやりとりした請求書
・USBメモリに保存された状態で受け取った見積書

などが電子取引に該当します。昨今では請求書や領収書を、インターネットを介して交付する企業も増えており、法人や個人事業主のほとんどが日常的に電子取引を行っているといえるでしょう。

◆電子帳簿保存法の改正による変更点

改正による変更点はいくつかありますが、ここでは主要なポイントを3つ紹介します。

【1】電子取引情報を電子情報のまま保存することが義務化した

電子取引に関するデータは、これまでも原則として電子データでの保存が必要でしたが、書面出力して保存することも認められていました。しかし、前述したように今回の改正以降は紙での保存が廃止され、電子データによる保存が義務化されました。
【2】電子保存の保存要件が緩和された

帳簿書類を電子データ保存する際に必要とされていた検索項目が削減され、取引年月日・取引先・取引金額の3項目のみに変更となりました。
【3】電子保存の届出が不要になった

改正前(2022年1月1日の施行前)は、電子データ保存やスキャナ保存を導入する際、事前申請をして税務署長による事前承認の手続きを取る必要がありました。しかし、今回の改正でそれらの手続きが廃止されることとなりました。

◆電子取引データはどのように保存すれば問題ないの？

(1)改ざん防止のための措置をとる

(タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータの享受と保存をする、改ざん防止のための事務処理規定を定めて守るといった方法があります。)
(2)ディスプレイ・プリンタ等を備え付けて、税務職員に指定されたデータを速やかに出力できるようにする
(3)取引先の「日付・金額・取引先」で検索することができるようにする

※基準期間(2期前)の売上が5,000万円以下、または電子取引データをプリントアウトした書面を日付及び取引先ごとに整理された状態で提出することができる場合に限り⑶の要件を満たせなくとも問題ありません。

上記を全て満たせていれば、原則的なルールに従って保存できているといえます。
また、上記⑴～⑶のいずれかでも満たせていない場合にはルールに従った保存ができていないため速やかに対応する必要がありますが、相当の理由(資金繰りや人手不足等の事情によりシステムの整備が間に合わない等)がある場合に限り